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Papierloses Büro: Fünf einfache Tipps für mehr Effizienz

Aktenberge auf dem Schreibtisch, unzählige ungelesene E-Mails und genervte Kunden, die auf Antwort zu ihren Versicherungsangelegenheiten warten: So sieht der normale Wahnsinn in vielen Maklerbüros aus. Im hektischen Alltag zwischen Kundenberatungen, Tarifvergleichen und Schadensbearbeitungen bleibt oft nicht genügend Zeit, die ungeliebte Ablage sofort zu erledigen oder den elektronischen Posteingang regelmäßig zu bearbeiten. Mit einigen Tipps und Tricks können Sie sich das Büroleben erheblich erleichtern und Ihre Kunden zukünftig durch noch mehr Kompetenz, Effizienz und Schnelligkeit überzeugen. Das Zauberwort lautet „Digitales Büro“.

Papierloses Büro - 5 Tipps für effizienteres ArbeitenWenn es Ihnen gelingt, in Ihrem Büro Ordnung zu halten, erleichtern Sie sich selbst den Arbeitstag und arbeiten effektiver. Der Traum vom papierlosen Büro muss nicht unerfüllt bleiben, wenn Sie Aktenberge konsequent vermeiden und auf eine digitale Verarbeitung umsteigen. Folgen Sie dem einfachen Prinzip „Bearbeiten ist besser als lesen“. So bleibt Ihr elektronischer Posteingang immer überschaubar. Gelingt es Ihnen aber nicht, Ihre E-Mails zu strukturieren, bleibt das Datenchaos nicht aus. Das Chaos ist vorprogrammiert, Ineffizienz ebenfalls. Fünf einfache Schritte helfen Ihnen, die E-Mail-Flut zu beherrschen.

Gewöhnen Sie sich an, Ihre Mails gleich nach dem Lesen zu verarbeiten. Löschen Sie alles, was Sie nicht benötigen, sofort nach dem Öffnen. Was Sie nicht selbst bearbeiten müssen, leiten Sie weiter. Müssen Sie eine Mail nur zur Kenntnis nehmen, legen Sie sie im Archiv-Ordner ab. Können Sie eine Mail innerhalb von fünf Minuten bearbeiten, weil nur eine kurze Antwort erforderlich ist, tun Sie dies sofort. Alle Mails, die Sie kurzfristig nicht erledigen können, terminieren Sie. Vielleicht handelt es sich um einen Kundentermin, vielleicht ist ein Angebot zu erstellen. Tragen Sie sich im Kalender einen Termin ein, legen Sie eine Aufgabe an, verknüpfen Sie auf die zugehörige Mail und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Mit diesen fünf einfachen Schritten sollte es Ihnen zuverlässig gelingen, Ihr Postfach auf Dauer schlank und überschaubar zu halten. Allerdings ist Ihre Konsequenz gefragt, ohne diese bleibt Ihr Traum vom papierlosen Büro leider unerfüllt!

Natürlich gibt es neben der Bearbeitung Ihres Posteingangs noch einige andere Dinge, die Sie ändern sollten, wenn Aktenberge auf Ihrem Schreibtisch zukünftig der Vergangenheit angehören sollen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, große Dateien ab 70 KB in das schlankere PDF-Format umzuwandeln. Vielleicht legen Sie sich für private Mails eine separate Adresse zu und halten so Ihren beruflichen Posteingang frei von zeitraubenden Newslettern und Co. Zum Schluss hilft Ihnen das Kaizen-Prinzip, Ordnung in Ihre Datenablage zu bringen. Erstellen Sie ein logisches Ablagesystem. Die Mind-Map-Technik kann Ihnen dabei helfen. Ist die Struktur erst einmal erarbeitet, wissen Sie und Ihre Mitarbeiter immer, wo Daten auf dem Server abzulegen sind. Diese Struktur können Sie sogar für Ihre Papierablage verwenden und haben zukünftig mit einem Griff alle relevanten Informationen zur Hand. So schaffen Sie mehr Zeit und Freiraum für den wichtigen Abschlusstermin mit einem Neukunden, welchen Sie über Ihre Leads gewinnen konnten, für das erste Beratungsgespräch mit einem Empfehlungskunden oder für Familie, Freunde und Hobby.

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