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Informationsflut bewältigen

Informationsflut beherrschen: Experten verraten ihre Tricks

Die Einladung zur nächsten Fachmesse, der neue Marketingprospekt zu aktuellen Tarifänderungen oder der Newsletter des mehrfach ausgezeichneten Sachversicherers mögen

Informationsflut bewältigen

auf den ersten Blick ganz unterschiedliche Inhalte haben, doch sie alle sind möglichst zeitnah zu lesen. Die Flut an Informationen in gedruckten und virtuellen Medien ist selbst für erfahrene Makler kaum noch zu beherrschen. Mit einigen organisatorischen Tipps gelingt es, den nicht endenden Strom von wichtigen News zu kanalisieren, zu sichten und schließlich zu entsorgen.

Konzentration auf das Wesentliche

Der einfach und ebenso nachvollziehbare Rat aller Experten für Büro und Arbeitsorganisation lautet:„Konzentration auf das Wesentliche“. Wenn man sich selbst eine freiwillige Begrenzung von gesammelten Unterlagen oder E-Mails auferlegt, ist ein großer Schritt auf dem Weg zur Beherrschung der Informationsmenge getan. Wer sich auf dem Schreibtisch ein eigenes Fach für zu lesende Unterlagen einrichtet, ist bestens beraten, dieses Fach in einem Schrank oder Regal anzusiedeln. Die Höhe des Zwischenbodens bestimmt dadurch automatisch die maximale Höhe des Stapels. Alle verarbeiteten Unterlagen werden entsorgt oder abgelegt, Projektunterlagen werden beim zugehörigen Thema einsortiert. Meist zeigt sich, dass die untersten Zentimeter des Stapels nach einiger Zeit problemlos weggeworfen werden können, ohne dass irgendjemand dadurch einen Schaden erleidet.

Digitale Informationen verwalten

Ganz ähnlich sieht es mit den digitalen Daten aus, wie man in Form von interessanten Webseiten, Links, Videos und Newslettern erhält. Eine hohe Speicherkapazität des Computers ist zwar von Vorteil, doch genau deshalb besteht keine Notwendigkeit, sich bei der Ablage zu begrenzen. Das Chaos mit einem enormen Zeitaufwand beim Suchen ist damit vorprogrammiert. Webseitenspeichertools helfen, nur wichtige Links zu speichern, sofern man sich selbst eine Beschränkung auf das Wesentliche auferlegt. Ganz pragmatisch besteht die Möglichkeit, einen Ordner als Ideenspeicher anzulegen. Dort sammelt man alles, was auf den ersten Blick interessant erscheint. Der große Vorteil des Ideenspeichers liegt auf der Hand: Die Links finden sich an einem einzigen Ort und müssen nicht auf dem Desktop gespeichert werden. Allein das Abspeichern eines Links kostet Zeit, deshalb wirkt hier eine fast automatische Reglementierung auf wirklich essenzielle Inhalte.

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Die Informationen ändern sich täglich

Und schließlich hilft eine kurze und einfache Frage bei der viel beschworenen Konzentration auf wichtige Daten: Sofern der gelesene Inhalt einen tatsächlichen Mehrwert bringt und wenn die begonnene Recherche bei der Verfolgung der eigenen Ziele hilft, handelt es sich um elementare Informationen, die man längerfristig speichern kann. Alle anderen Links, Newsletter und Prospekte können problemlos sofort und ohne größeren Schaden in den Papierkorb wandern. Informationen in gedruckter und in digitaler Form ändern sich nahezu täglich, deshalb ist es schlicht unmöglich, immer auf dem neuesten Stand der Dinge zu sein – doch genau das ist auch gar nicht zwingend erforderlich, wie erfahrene Zeitmanager immer wieder feststellen.

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